إعداد: أحمد البشير

أصبح العمل من دون مكاتب أمراً واقعاً في الوقت الحالي، وسيستمر في المستقبل لا محالة. إن التحوّل إلى نظام العمل دون مكاتب، أصبح اليوم ضرورة حتمية لا يمكن التغاضي عنها بالنسبة لمعظم الشركات. ورغم أن بعضهم قاوم الفكرة في البداية وتمسك بالطرق التقليدية، إلا أن التطورات المستمرة في عالم العمل والأزمات الاقتصادية المتزايدة، جعلت العمل عن بعد الخيار الأكثر فعالية.
وفي الوقت الحالي، يجد الكثير من الشركات نفسه مضطراً، لإجراء هذا التحوّل من العمل التقليدي إلى العمل دون مكاتب، سواء كان ذلك في جميع أقسام الشركة أو بعضها. ولكن هل شركتك مستعدة لهذا التغيير؟ 
من الضروري أن تفكر جيداً في هذا الأمر قبل الشروع به، وأن تتبع الإجراءات المناسبة لتحقيق ذلك.

في هذا المقال، نستعرض بعض النقاط الأساسية التي تساعدك على إعادة تنظيم العمل، بما يتناسب مع متطلبات شركتك.
1 - قيّم احتياجات العمل
لا يمكنك القيام بنقل نظام العمل الخاص بك من العمل التقليدي إلى العمل عن بعد بين ليلة وضحاها. وفي الحقيقة إن نجاحك في تنفيذ الأمر لا يعتمد فقط على سرعتك في التنفيذ، لكن على قيامك به بالشكل الصحيح. وهذا لن يحدث إلّا من خلال تقييمك للوضع الحالي لشركتك، وللاحتياجات الخاصة بها في مرحلة التحوّل إلى العمل دون مكاتب.
والسؤال المهم هنا، هل قرار العمل دون مكاتب يُمكن تطبيقه على جميع الوظائف الخاصة في شركتك؟ في الواقع أن المهام المتعلقة بالعمليات يكون من الصعب نقلها، لا سيّما عندما يكون ما تقدمه شركتك هو منتج ملموس للجمهور، لذلك عليك تقييم كامل للوظائف، وتحدد ما الذي يمكن نقله بالفعل. بالطبع سيكون هناك اختلاف في آلية تنفيذ المهام. 
2 - حدد شكل الوظائف
عليك تحديد شكل الوظائف التي تتم في نظام العمل دون مكاتب، لتحافظ على أعلى جودة في تنفيذها. وحتى الوظائف التي لن يتم نقلها إلى العمل عن بعد، سيكون بإمكانك تقليل عدد أيام وساعات العمل وتغيير شكل متابعة تنفيذها. وفي النهاية فإن الهدف من التقييم هو الوصول إلى التصور المناسب للشركة، حتى لا يؤدي التحول إلى حدوث أضرار على عملك.
3 - وضع أساسيات نظام العمل بدون مكاتب
بعد الانتهاء من تقييم الاحتياجات، سيكون إعلان التحوّل إلى نظام العمل دون مكاتب هو الخطوة التي يقوم بها الكثيرين. لكن قبل القيام بذلك، ستكون في حاجة إلى وضع السياسات التي ستتبعها الشركة لتنفيذ الأمر، ما يوفّر عليك الكثير من الوقت، ويقلل من نسبة الأخطاء التي قد تتعرض لها. 
4 - تحديد طرق التواصل
هل ستطلب من الموظفين الحضور في ساعات محددة، أم ستترك لهم حرية الاختيار بما يتناسب مع جدولهم الزمني، وكيف تفضل أن يتواصل الموظفون معاً في العمل؟ عليك تحديد ساعات العمل بعناية، إضافة إلى تحديد طرق التواصل مع موظفيك وطرق تواصلهم مع بعضهم بعضاً.
هنالك الكثير من الأدوات التي يمكنك استخدامها في هذا الأمر. وفيما يتعلق بالتحديثات والتعليمات العامة، يمكن الاعتماد على البريد الإلكتروني الرسمي. أما في الاجتماعات، فيمكن استخدام برامج وتطبيقات متعددة مثل: «زووم» أو «غوغل هانج آوت» أو «جو ميتينج»، وبالطبع فإن الاختيار يعتمد على احتياجاتك في الاجتماعات، سواء الفيديو أو مشاركة الشاشة أو الدردشة.
5 - حدد طرق تنفيذ واستلام المهام
يجب أن يكون هناك اختيار واضح للطريقة التي سيتم من خلالها تنفيذ واستلام المهام، وحفظ وتبادل الملفات بين الموظفين. ومن التطبيقات التي يمكنها أن تساعدك على ذلك هي الخدمات الخاصة ب «غوغل درايف»، مثل المستندات أو جداول البيانات.
وبالطبع سيكون هناك اختلاف كامل في هذه الحالة بخصوص آلية تقييم العمل، ومن المهم أن يتم وضع طريقة تتوافق مع ظروف الأداء الحالية، ويُفضل في هذه المرحلة التركيز على التقييم بواسطة الأهداف، لا فقط على الأشياء الروتينية كالالتزام بمواعيد العمل وخلافه.
6 - مناقشة السياسات والأدوات المستخدمة
عليك مناقشة السياسات والأدوات التي سيتم استخدامها مع العاملين في نظام العمل دون مكاتب، والتأكد من فهمهم لكل شيء، والاتفاق على مواعيد العمل والاجتماعات. كما عليك الحرص على استخدام أدوات سهلة ومناسبة، وكلما قلّ عددها أصبح الأمر أسهل. بعد ذلك يجب أن تخبر العاملين بالتوقعات المطلوبة منهم أثناء العمل، وتأكد من الرد على كل الاستفسارات التي تدور في أذهانهم، حتى يمكنهم العمل دون أي مشاكل.
7 - التدريب على استخدام الأدوات
قد يحتاج منك الأمر إلى تدريب الموظفين على كيفية استخدام الأدوات، التي ستعتمد عليها في نظام العمل دون مكاتب. وفي جميع الأحوال عليك إقامة جلسة تعريفية إلى هذه الأدوات لتتأكد من أن كل شيء على ما يرام. تذكّر أن هذا التدريب يجب أن يشمل المديرين الذين يعملون معك أيضاً، لأنّ المسؤولية الواقعة على عاتقهم أكبر في استخدام الأدوات وتطبيق السياسات.
8 - تطوير نظام التعيين في الشركة
بالتزامن مع التحوّل إلى نظام العمل دون مكاتب، يجب عليك أن تقوم بتطوير نظام التعيين داخل الشركة، حتى يمكنك توظيف أشخاص لديهم القدرة على أداء الأعمال من المنزل بسلاسة. العثور على مثل هؤلاء الأشخاص، سيتطلب منك بذل الكثير من المجهود، لذلك يمكنك الاستعانة بمنصات العمل عن بعد مثل موقع بعيد.